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Das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) schreibt vor, dass Kliniken bestimmte digitale Dienste (Patientenportale, digitale Pflege- und Behandlungsdokumentation, Entscheidungsunterstützungssysteme, Medikationsmanagement und digitale Leistungsanforderung) einführen müssen. Kommt ein Krankenhaus dieser Pflicht bis Ende 2025 nicht nach, wird ab dem Jahr 2026 ein Digitalisierungsabschlag erhoben; ein finanzieller Verlust von bis zu 2 % der DRG-Erlöse pro Fall.
Um dies zu vermeiden, dürfen die relevanten Projekte zwar später in Betrieb gehen, müssen aber bis Jahresende 2025 mindestens beauftragt sein. Ab 2027 zählt dann auch die tatsächliche Nutzung der Systeme.
Zusätzlich muss für jede geförderte Software oder Dienstleistung eine Konformitätserklärung vorliegen: Der Hersteller oder herstellerunabhängiger IT-Dienstleister bestätigt darin, dass seine Lösung die gesetzlichen Muss-Kriterien erfüllt. Wichtig ist zudem, dass der Aussteller der Erklärung beim Bundesamt für Soziale Sicherung eine spezielle Berechtigung (§ 21 Abs. 5 KHSFV) nachgewiesen hat.
Digitalisierungsabschlagsvereinbarung:
Ziele und Inhalte
Die Digitalisierungsabschlagsvereinbarung (nach § 5 Abs. 3h KHEntgG i.V.m. § 5 Abs. 7 BPflV) legt fest, dass Krankenhäuser ab 2026 für jeden voll- oder teilstationären Fall einen Abschlag von bis zu 2 % des Rechnungsbetrags hinnehmen müssen, falls sie bestimmte digitale Pflichtanwendungen nicht fristgerecht umsetzen. Dieses Verfahren findet unabhängig von KHZG-Fördermitteln Anwendung. Die Abschlagshöhe wird jährlich individuell berechnet und im Budget des Krankenhauses berücksichtigt.
Ab 2025 sind Kliniken verpflichtet, die in der Förderrichtlinie nach § 21 Abs. 2 KHSFV definierten Anforderungen an Verfügbarkeit und Nutzung der digitalen Dienste zu erfüllen. Die ersten Prüfungen dazu erfolgen 2025 (Datenstand 31.12.2025) und beeinflussen das Budget 2026. In den Jahren 2025 und 2026 zählt hierfür nur die Verfügbarkeit der Dienste (bzw. dass sie beauftragt sind). Ab dem Erhebungszeitpunkt 31.12.2027 wird neben der Verfügbarkeit vor allem die tatsächliche Nutzung der Systeme gewichtet.
Verpflichtende Fördertatbestände
Nur Projekte, die einem der fünf folgenden KHZG-Fördertatbestände (§ 19 Abs. 1 KHSFV) zugeordnet sind, schützen vor dem Abschlag:
- FTB 2: Einrichtung eines Patientenportals für digitales Aufnahme-/Entlassmanagement.
- FTB 3: Elektronische Dokumentation von Pflege- und Behandlungsleistungen (z. B. elektronische Patientenakte).
- FTB 4: Klinische Entscheidungsunterstützungssysteme (automatisierte Hilfen bei medizinischen Entscheidungen).
- FTB 5: Digitales Medikationsmanagement zur Erhöhung der Arzneimitteltherapiesicherheit.
- FTB 6: Digitaler Prozess zur internen Leistungsanforderung (z. B. Dienstanforderung im Krankenhaus).
Erst wenn diese Muss-Kriterien erfüllt sind, kann das Krankenhaus den Abschlag vollständig vermeiden. Werden sie nicht erfüllt, droht ein pauschaler Erlösabschlag von bis zu 2 %. In 2026 entfallen die höchsten Teile des Abschlags auf die FTB 2 und 3 (Patientenportal und Pflegedokumentation), da 61,5 % der möglichen Sanktionen hiervon ausgehen.
Fristen und Umsetzung ab 2025/2026
Wichtig für Kliniken ist der Zeitraum bis 31.12.2025: Bis dahin müssen die Förderprojekte zumindest in der Umsetzung beauftragt sein. Dies bedeutet konkret, dass Krankenhäuser Verträge mit Anbietern geschlossen oder Aufträge erteilt haben müssen. Erstes Prüfdatum ist der 31. Dezember 2025, basierend auf diesem Stand wird für 2026 abschließend entschieden, ob ein Abschlag fällig wird.
Für 2025 und 2026 gilt: Krankenhäuser müssen nur die Verfügbarkeit der digitalen Dienste nachweisen. Es genügt, dass die Lösung bestellt oder in Umsetzung ist. Ab 2027 wechselt die Gewichtung: Dann muss die Anwendung aktiv genutzt werden, um ohne Abschlag zu bleiben. Das heißt, auch wenn ein Projekt bereits beauftragt wurde, müssen technische Implementierung und Anwendung spätestens bis Ende 2026 weitgehend abgeschlossen sein.
Zusätzlich lassen Ausnahmeregelungen im Einzelfall den Abschlag entfallen. Zum Beispiel wird während eines nachgewiesenen KIS- oder KAS-Wechsels keine Sanktion erhoben, wenn sich das Krankenhaus in einem solchen Projekt befindet. Auch wenn ein Kriterium gar nicht anwendbar ist (etwa digitales Terminmanagement bei fehlender ambulant-spezialisierter Versorgung), entfällt der entsprechende Abschlagsteil.
Konformitätserklärung
Eine Konformitätserklärung ist der formale Nachweis, der die Einhaltung der Muss-Kriterien der KHZG-Fördertatbestände bestätigt. Sie ist im Anhang 2 der Digitalisierungsabschlags-Vereinbarung geregelt und muss für jede zum Abzug relevanten digitale Anwendung vorliegen. In diesem Dokument versichert der Hersteller oder Software-Anbieter, dass seine Lösung die in der Förderrichtlinie definierten Anforderungen erfüllt.
Wichtig: Aussteller der Konformitätserklärung müssen über eine Berechtigung nach § 21 Abs. 5 KHSFV verfügen. Das bedeutet, der IT-Hersteller oder Dienstleister muss beim Bundesamt für Soziale Sicherung geschult und zertifiziert sein, um den Nachweis ausstellen zu dürfen.
Für die Krankenhäuser hat die Konformitätserklärung hohe Relevanz: Fehlt sie oder ist unvollständig, kann dies dazu führen, dass die entsprechenden Fördertatbestände als nicht erfüllt gelten und der Abschlag steigt. Die Kliniken sollten daher die Hersteller frühzeitig anweisen, die notwendigen Erklärungen abzugeben und alle Nachweise bereit zu halten.
Empfehlungen für Krankenhäuser
Angesichts der komplexen Anforderungen empfiehlt es sich, rechtzeitig einen Fahrplan aufzustellen. Dazu gehören insbesondere:
- Projektplanung frühzeitig abschließen: Ausschreibungen und Auftragsvergaben sollten so terminiert sein, dass alle Dienstleister bis Ende 2025 beauftragt sind.
- Nachweisdokumente prüfen: Stellen Sie sicher, dass für jede geförderte Anwendung eine gültige Konformitätserklärung vorliegt und von autorisierten Personen unterschrieben wurde.
- Verantwortlichkeit klären: Entscheiden und kommunizieren Sie die Verantwortlichkeit zur Digitalisierungsabschlagsvereinbarung und halten Sie fest, wer welche Belege einreicht und ob Ausnahmeregelungen beantragt werden müssen.
- Überwachung der Nutzung: Auch nach 2026 muss nachgewiesen werden, dass die Systeme genutzt werden. Planen Sie daher am besten weiterhin interne Schulungen und auch Erfolgskontrollen ein.
Falls Sie individuelle Beratung oder konkrete Unterstützung bei der Umsetzung des KHZG, der Konformitätserklärungen oder im Umgang mit der Digitalisierungsabschlagsvereinbarung wünschen, stehe ich Ihnen gerne zur Seite. Kontaktieren Sie mich für eine unverbindliche Erstberatung und sichern Sie die erfolgreiche Umsetzung Ihrer Digitalisierungsprojekte auch nach dem 31.12.2025.
